Die Handhabung von Urlaubsansprüchen wird für die Arbeitgeber zunehmend komplizierter.

Nach aktueller Rechtsprechung verfallen Urlaubsansprüche nicht mehr automatisch, wenn Mitarbeitende den Urlaub nicht nehmen. Vielmehr muss der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllen, damit ein Verfall überhaupt eintreten kann.

Grundsätzlich sieht das Bundesurlaubsgesetz vor, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu gewähren und zu nehmen ist, so dass der Urlaubsanspruch grundsätzlich zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres erlischt. Kann der Urlaub aus dringenden betrieblichen oder aus in der Person des Arbeitnehmers liegenden Gründen, etwa aufgrund einer Erkrankung, nicht rechtzeitig genommen werden, ist eine Übertragung bis zum 31. März des Folgejahres zulässig. In besonderen Fällen, wie bei Schwangerschaft, Elternzeit, Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen oder aufgrund arbeitsvertraglicher Vereinbarungen können andere Regelungen gelten.

Das Bundesarbeitsgericht und der Europäische Gerichtshof haben diese Grundsätze weiterentwickelt. Danach erlischt der Urlaubsanspruch mit Ende des Kalenderjahres oder nach Ablauf des Übertragungszeitraumes nur dann, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer „zuvor konkret“ aufgefordert hatte, den Urlaub zu nehmen und darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub andernfalls mit Ablauf des Urlaubsjahres oder des Übertragungszeitraumes erlischt.

Nur bei Berücksichtigung dieser Vorgaben kann der Verfall eines Urlaubsanspruchs eintreten und beispielsweise ein Urlaubsabgeltungsanspruch für Resturlaub bei einem Ausscheiden eines Mitarbeitenden im Folgejahr entfallen. Jedenfalls gilt dies für den gesetzlichen Mindesturlaub – und soweit keine klare anderslautende Vereinbarung getroffen wurde – auch für weiteren vertraglich vereinbarten Mehrurlaub. Ausnahmen erkennt die Rechtsprechung nur für besondere Konstellationen an, etwa bei langzeiterkrankten Arbeitnehmern.

Diese Hinweispflicht obliegt dem Arbeitgeber jedes Jahr aufs Neue.

Mit einem korrekten Hinweis verhindern Sie, dass nicht genommene Urlaubstage plötzlich im neuen Jahr oder im Konfliktfall „auftauchen“. So schützen Sie sich vor wirtschaftlichen Nachteilen und sorgen für klare Verhältnisse – für Ihr Unternehmen und für Ihre Mitarbeitenden. Gerne unterstützen wir Sie bei der Ausarbeitung eines korrekten Hinweisprozesses.

Die Kanzlei DITGES in Bonn und in München bietet interdisziplinäre Beratung im Arbeitsrecht, sowohl im Hinblick auf individualarbeitsrechtliche Fragestellungen als auch auf das kollektive Arbeitsrecht.

Sollten Sie weitere Fragen haben, dann sprechen Sie uns gerne an:

Prof. Dr. Renate Dendorfer-Ditges LL.M. MBA Rechtsanwältin / Fachanwältin für Arbeits- / Handels- und Gesellschaftsrecht / Internationales Wirtschaftsrecht / Zertifizierte Mediatorin

Philipp Wilhelm LL.M. Rechtsanwalt / Zertifizierter Mediator